GWにSV「訪問管理簿2026版」を公開します

GWアウトプット3日目は本業である生活保護査察指導員のお仕事を。

10年前、別の区で生活保護の査察指導員をしていたときにこのブログで「CW訪問管理簿」を公開しました。

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「CW訪問管理簿」の公開について 生活保護通知･通達総索引の更新が一段落ついているから……という訳ではありませんが、来年度に向けて自分自身の仕事を見直して……

大体1年に1度くらい、このExcelファイルが欲しいという方がいて、その当時のデータをお配りしているのですが、今回はその更新版になります。

昨年度から査察指導員に復帰したのですが、生活保護世帯の訪問調査事務が不十分だと市や国の監査でたっぷりと指摘を受けるわけです。 訪問調査だけがケースワーカーの仕事ではありませんが、それでも訪問調査がケースワークの基礎でもあるので、ケースワーカー自身にも計画的な訪問を意識づける意味もあって、新しい訪問管理簿を作って現場で運用してみることにしました。

自身の職場で使うことを考えて設計していますので、皆さんの職場で使えるようなカスタマイズ方法も含めてご案内したいと思います。

訪問管理簿2026版の特徴

今、何をすべきかが分かります

訪問計画と実績入力に基づいて、今月訪問しないといけない世帯をすぐに抽出できるようにしています。

更に、家庭訪問を行ったあとの訪問記録の作成、決裁状況や長期未訪問世帯の抽出なども可能です。

また、月間訪問計画表を作成し、月初・月末に計画と結果を決裁することで進捗を全体管理できます。

集計も自動で行っています

年度末に実施結果報告を求められますが、集計表のシートを用意していますので、集計が容易です。 職場では国の報告様式に転記できるようにもしています。

ケースワーカー自身も進捗状況を数値で確認できます。

マクロの使用は最小限

「○○さんが異動したら使えない！」 役所では個々の業務に使用するツールは内製化させることが多く、結果、属人的な仕事が求められるのですが、後任者がそのツールを使えず、担当者が変わる度に仕事がリセットされてしまうことがあります。

(勉強しろや……と言いたいことも、何でもかんでも内製化すなやという気持ちもありますが……)

そのため、Excelでこういった業務ツールを作成する時は、できる限りマクロVBAコード)は使わなず、関数式と条件付き書式を駆使して作るようにしています。また、VBAコードには全てコメントを入れて、何をしようとしているかの説明を入れています。

今回は、データの並び替えボタンを作っていますが、それがなくても使用には問題がない形です。

……とはいえ、いまどきなら、関数式もコードも「何しているか説明して」とAIに投げれば理解できると思うんですけどね。

収入申告･認定シート

ウチのケースワーカーからの希望で、収入申告書や資産申告書の提出状況を管理するシートもおまけに作っています。

今後は課税調査など、定例業務のチェックシートを追加する予定です。

訪問管理簿のカスタマイズ

この訪問管理簿は私の職場で利用できるよう設計していますが、それぞれの職場で使えるようカスタマイズ方法をお伝えします。

担当ケースワーカーの表示

「訪問計画･居宅訪問」シートのA列「CW」の表示はB列の「地区コード」を参照して表示しています。

「管理者マスタ」シートに地区番号と担当ケースワーカーを設定する欄を作っていますので、そこに地区コードと担当ケースワーカーを入力してください。

地区コード、ケース番号

私の勤める大阪市では、地区コードは3桁の数字、ケース番号(世帯番号)は6桁の数字で設定されています。

「訪問計画･居宅訪問」シートの地区(B列)、ケース番号(C列)はそれぞれ表示形式をユーザー定義として「000」「000000」を設定しているので、3桁･6桁以下の数字を入力した場合でも、前に0が表示されます。(例：ケース番号に345と入力すると000345と表示） 皆さんの使用しているコードの桁数に合わせて表示形式を変更してください。

もしも、地区番号ではなく地区名を使用している場合は、B列を文字列に変更し、「管理者マスタ」のL列に地区名一覧を設定する欄を作成し、L2～L21を「地区名」と参照範囲の名前を設定しています。 データ＞データの入力規則で設定を「リスト」の「=地区名」と変更すれば、地区名での運用も可能です。

訪問管理簿、利用マニュアルのダウンロード

訪問管理簿、利用マニュアルはこちらからダウンロード可能です。

基本的にExcelの一般的な機能のみで制作しており生成AIや外部にデータを送信するようなセキュリティリスクが現れるような設計はしていませんが、利用にあたっては自身の職場のセキュリティ規定などを守って利用くださるようにお願いするとともに、利用(改変による利用を含む)で発生した問題はダウンロードした者が責任を持って対応いただきますようお願いします。