Notionで仕事で使える最強の問合せDBを作ります

昨年からNotionを使い始めています。

「Notion」は、万能型メモアプリ……と書くだけでは魅力が伝わらないアプリケーション。昨年10月に日本語対応も済ませ、ユーザー数は2,000万人を突破した注目度が上がり続けています。

私も長年使っていたメモアプリ「Evernote」の代替として使い始めたのですが、途中から「おいおい、これメモだけじゃないぞ」と一気にテンションがあがってしまいました。

マークダウン記法でメモができるだけでなく、それぞれがブロックとして管理されているので、ドラッグアンドドロップで段落の並び替えが可能というだけでもメモアプリとして好印象。シンプルなデータベース、タスク管理もできて、Webアプリでもダウンロードアプリとしても対応できる使い勝手の良さ、そして何より「無料」でできる範囲が広い。うん、良い！

そんな「Notion」なんですが、半年ほど使っていて私が仕事で一番役に立っている「問合せデータベース(DB)」について紹介しようかなと思います。

たらい回ししないのが役所の職員の仕事

区役所で仕事をしていると、かかってくる電話の用件に合わせて「どこに電話を振ればよいか」を瞬時に判断することが1日に何度もあります。

……なんで魚屋に野菜の話聞くねん

まぁ、そういう所管外の問合せをきちんと振らないと「役所はたらい回しする」とか言う不本意な評価をいただくことになるので、この対応をどれだけスムーズにできるかは、意外と役所の職員にとって必須の技術だったりします。

私の勤める区役所には、そういうときのために企画総務課がExcelで作った電話番号簿があります。 50音順にどういった業務をどの課が行っているかと内線番号(一部、他局の電話番号もあり)が書かれているのですが、情報の更新が半年や1年ごとだったり、そもそも市役所、区役所の仕事じゃないものは当然に掲載されていないので、使い勝手がそれほどよいわけではありませんでした。

で、2か月ほど前に気付いたんです。「Notionで作ればええやん」と。

Notionで問合せDBを作ってみたら思った以上に便利だった。

前置きが長くなりましたが、そういう訳でNotionで作ってみた電話番号簿がこちらになります。

一からつくるのは大変なので、総務課で作ったExcelファイルをそのままインポートして、そのあと項目のプロパティを整えました。 連絡先は「電話」のテキストにしていますし、庁内窓口は「マルチテキスト」に変更しています。

何か電話があれば、検索をかけます。Web版やデスクトップ版であれ「Ctrl+P」(なんでNotionの検索ショートカットはPなんだろう？)で検索できますし、職場によってはセキュリティの関係でNotionにアクセスできないこともあるでしょうが、スマホのアプリもあるのでサクッと検索すれば良いと思います。

画面上の表示は表形式になっていますが、それぞれの行ごとに1つのページとして開くことができます。

こちらは、年明けに私が薬局から「麻薬の申請許可はそちらで良いか？」と問合せを受けた時に作ったページ。

そう、問合せ先が分からない時は、結局私も検索してお答えするんですが、その際に新しくページを作っておけば次に同じ問合せがあったときに瞬速で回答することができます。

ページの下の空いたところで「/web」と入力するとWebブックマークを作ることができます。関連するホームページへリンクを張っておくと、単なる電話番号簿以上の使い方ができます。

まぁ、これだけの物なんですが、なかなか使い勝手はいいですよ。 こういう試みはスモールスタートで、少しずつ育てていくのが大切かなぁと思っているので、これからも使っていく中で少しずつ改良していくつもりです。

一応、テンプレートを共有しますので、自分でも作ってみたい人は自身のNotionにお気軽に複製してくださいませ。ではでは～